Datenqualität – Kontinuierliche Stammdatenpflege als Voraussetzung für hohe Qualität von Pla-nung, Reporting & Co.

Posted on Dienstag, 09 Oktober 2018.

Datenqualität – Kontinuierliche Stammdatenpflege als Voraussetzung für hohe Qualität von Pla-nung, Reporting & Co.

Die Digitalisierung ist in aller Munde und verändert im Prinzip täglich Gesellschaft und Geschäftsleben. Für Unternehmen erschließen sich stetig neue Potenziale, kann man doch immer mehr Daten in Echtzeit erheben, auswerten und nutzen – etwa, um immer präziser vorherzusagen, was Kunden wünschen und wie oft und zu welchen Zeitpunkten sie kaufen. Mit diesem Wissen lassen sich in der Folge u.a. auch Produktion und Einkauf genauer steuern und man ist z.B. in der Lage, Bestände und Bestellprozesse zu optimieren.

Doch eine wirkliche Verbesserung der Planungs- und Reportingqualität steht und fällt mit der Güte der Datenbasis. Weist diese Lücken oder Fehler auf, ist also das Fundament nicht in Ordnung, können die Ergebnisse im Reporting oder Prognosen für die Zukunft nicht korrekt sein. Im besten Fall verschenkt man als Firma Potenziale, im schlechtesten Fall trifft man falsche Entscheidungen, verärgert Kunden und erwirtschaftet Verluste.

Allerdings führt das Stammdaten-Management in vielen Betrieben ein Schattendasein und ist gerade bei Controllern unbeliebt, obwohl diese ja elementar auf richtige und aktuelle Daten angewiesen sind. Studien zeigen, dass es nur wenige Unternehmen schaffen, ihre Strukturen so zu verändern, dass auch eine zielgerichtete Arbeit mit richtigen Stammdaten möglich ist. Das Paradoxe: Unternehmen und Controlling sind sich der Problemlage bewusst und wissen, dass z.B. Potenziale oder neue, auf Daten basierende Geschäftsmodelle ohne korrekte Stammdaten nicht zu realisieren sind. Falsche oder unvollständige Stammdaten können zu eklatanten Fehlentscheidungen führen, sowohl bei der Kundenbetreuung als auch der Gestaltung der Wertschöpfungskette.

Für Controller, die sich durch die Digitalisierung laufend fragen müssen, wie sie ihre Arbeit künftig gestalten sollen und was ihre zentralen Aufgaben sein werden, bietet sich hier eine große Chance, ihr Profil zu schärfen und die eigene Arbeit zum Nutzen des Unternehmens aktiv zu gestalten. Stammdatenpflege ist ein Thema, das Controller eigentlich ständig begleitet. Denn es genügt nicht, „nur“ einmalig die Datenlage zu überprüfen und eine Bereinigung vorzunehmen. Vielmehr ist es notwendig, einen das ganze Unternehmen umfassenden Datenpflegeprozess zu implementieren. Es ist z.B. notwendig, klar zu regeln, wie Entscheidungen zu Stammdaten und deren Pflege getroffen werden sollen und zwar im laufenden Betrieb und bei Änderungen. Dazu ist es sinnvoll, ein Projekt aufzusetzen, das mit einer Bestandsaufnahme beginnt, in der erfasst wird, welche Daten es gibt, wie diese erfasst und gepflegt werden, für welche Entscheidungen die Daten benötigt werden und wer wie am Prozess beteiligt ist. Bei der Bestandsaufnahme müssen Schwachstellen identifiziert werden, z.B. potenzielle Fehlerquellen, etwaige unklare Verantwortlichkeiten oder uneinheitliche Nutzung in den IT-Systemen. Aufbauend auf den Ergebnissen muss ein Konzept entwickelt und umgesetzt werden.

Der gesamte Stammdatenprozess sollte vom Controlling – und von niemand anderem – initiiert, begleitet, gesteuert und ständig weiterentwickelt und verbessert werden. Nur dann lassen sich die Vorteile, die sich Unternehmen durch Echtzeitdaten versprechen, dauerhaft realisieren. Und Controller tun gut daran, sich dieses Themas anzunehmen, weil sie so eine der wichtigsten Aufgaben im betrieblichen Wertschöpfungsprozesse nicht anderen Abteilungen überlassen, so unmittelbar zum langfristigen Erfolg ihrer Firma beitragen und gleichzeitig ihren Mehrwert belegen können. Nicht zuletzt benötigen sie die Daten ja auch selbst, z.B. für ein richtiges Reporting, eine fundierte Planung sowie sinnvolle Handlungsempfehlungen für Verbesserungen (z.B. im Lagerbereich) und damit u.a. zur Optimierung des Working Capital.

© Jörgen Erichsen, Leverkusen September 2018